De laatste stappen richting livegang CIZorgportaal
17 november komt steeds dichterbij; de dag waarop CIZ verwacht over te stappen naar het nieuwe cliëntsysteem Apoyo met zorgaanbiedersportaal CIZorgportaal. De afgelopen maanden ontving u via diverse Overstapwegwijzers verschillende ondersteunende middelen, zoals de Overstapchecklist, handleiding en instructievideo's. In deze Overstapwegwijzer delen we handige informatie en praktische tips voor het werken met CIZorgportaal en de link naar de laatste instructievideo. Daarnaast informeren wij u over het Overstaploket, dat sinds 3 november bereikbaar is.
Bekijk de instructievideo ‘Aanmaken aanvraag in CIZorgportaal’
In de vorige Overstapwegwijzers deelden we de links naar 6 instructievideo's. In deze editie delen we de laatste instructievideo: Aanmaken aanvraag. Zo kunt u zich verder voorbereiden op het werken met CIZorgportaal.
Heeft u collega’s voor wie deze instructievideo ook van meerwaarde is? Deel deze dan gerust, zodat ook zij straks goed voorbereid met CIZorgportaal aan de slag kunnen.
Overstaploket geopend
Sinds 3 november is het Overstaploket bereikbaar. Dit tijdelijke loket is er speciaal voor zorgprofessionals met vragen over het werken met CIZorgportaal en met vragen over Contractbeheer. Het loket is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur via telefoonnummer 088-789 1666.
U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via overstap@ciz.nl. Op het Kennisplein op ciz.nl vindt u een overzicht van veelgestelde vragen en antwoorden.
Inloggen op dinsdag 17 november
We begrijpen dat u en uw collega's bij voorkeur direct dinsdagochtend willen inloggen om aanvragen in te voeren in het nieuwe portaal. Om de ingebruikname van CIZorgportaal zo soepel mogelijk te laten verlopen, vragen we u om op 17 november niet allemaal direct in te loggen, maar uw eerste inlogmoment waar mogelijk te spreiden. We stellen het op prijs als u hiermee rekening houdt.
Volg de actuele ontwikkelingen rondom livegang CIZorgportaal op Kennisplein
We gaan ervan uit dat de overstap goed verloopt en CIZorgportaal dinsdagochtend live gaat. Mocht er zich tijdens het overstapweekend onverhoopt een storing of calamiteit voordoen waardoor CIZorgportaal later dan gepland beschikbaar komt, dan houden we u hiervan op de hoogte via het Kennisplein op ciz.nl. Hier vindt u altijd de laatste stand van zaken.
Wachtwoord vergeten CIZorgportaal?
Inloggen in CIZorgportaal doet u met uw huidige gebruikersnaam en wachtwoord, net zoals u gewend bent in Portero. Bent u uw wachtwoord vergeten? Dan kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via: aanvraag-beheer.ciz.nl/ResetPassword
Inloggen en adresboek invoeren
Het adresboek dat u gebruikt in Portero wordt niet overgezet naar CIZorgportaal in verband met regelgeving op het gebied van privacy. Dat betekent dat u de gegevens na het inloggen zelf opnieuw moet invoeren in het adresboek van CIZorgportaal. Onze excuses voor het ongemak.
Engelse woorden in CIZorgportaal
We zijn ons ervan bewust dat er nog Engelse termen in CIZorgportaal staan. Na livegang van het portaal gaan we hiermee aan de slag.
Vul onderdeel ‘Stoornissen en beperkingen’ zo volledig mogelijk in
Het invulveld ‘Stoornissen/beperkingen’ is nu nog geen verplicht onderdeel van de aanvraag. Hoe vollediger de aanvraag, hoe sneller de indicatie kan worden beoordeeld. Daarom vragen wij u dit onderdeel zo volledig mogelijk in te vullen.
Vul altijd een telefoonnummer in
Om aanvragen goed en snel te kunnen afhandelen, is het belangrijk dat u het invulveld ‘Telefoonnummer’ altijd invult. Zo kunnen we, indien noodzakelijk, snel contact met u opnemen.
Keuzemenu 'Aanmelder' in CIZorgportaal
Bij het onderdeel ‘Aanmelder’ bevat het keuzemenu op dit moment nog functies die niet van toepassing zijn op aanvragen in CIZorgportaal. Kies daarom alleen de functie die voor u van toepassing is. We werken eraan om dit na de livegang aan te passen.
Doorgaan = Opslaan
Tijdens het invullen van een aanvraag slaat u iedere pagina op door rechtsonder op de knop ‘Doorgaan’ te klikken.
Documenten uploaden
In het nieuwe CIZorgportaal kunt u aanvullende of benodigde documenten voor een aanvraag direct uploaden. U hoeft hiervoor dus geen aparte e-mail met aanvullende informatie meer te versturen, zoals u dat gewend bent. Wij vragen u om deze documenten voortaan rechtstreeks in het portaal te uploaden. Het kan voorkomen dat na de overstap het uploaden van documenten meer tijd in beslag neemt dan wenselijk. Wij vragen hiervoor uw begrip.
Eerst ondertekenen, dan uploaden
U kunt documenten uploaden nadat u een van de drie opties voor ondertekening heeft geselecteerd.
Afgebroken aanvraag in lijst ingediende aanvraag
Besluit u tijdens het aanmaken van een aanvraag om deze af te breken? Dan verschijnt de afgebroken aanvraag toch in de lijst met ingediende aanvragen. Dit kan verwarrend zijn, omdat het lijkt alsof er voor uw cliënt een aanvraag is ingediend. Dat is echter niet het geval. U kunt voor deze cliënt opnieuw een aanvraag indienen.
Welke werkwijze geldt er bij (spoed)aanvragen tijdens de overstap van Portero naar CIZorgportaal?
Van donderdagmiddag 12 november tot dinsdag 17 november is het niet mogelijk om aanvragen in te dienen. Ons advies is om te inventariseren welke aanvragen u deze week verwacht te moeten doen. Probeer deze aanvragen waar mogelijk uiterlijk vóór donderdag 12 november 15.00 uur in te dienen.
Het indienen van een papieren aanvraag tijdens de overgangsperiode versnelt het indicatieproces niet. Het systeem is tijdens de overgang voor alle gebruikers, inclusief onze medewerkers, niet toegankelijk. Hierdoor kunnen ook papieren aanvragen in deze periode niet in behandeling worden genomen.
CIZ hanteert de werkwijze dat aanvragen met terugwerkende kracht maximaal 5 dagen kunnen worden geantedateerd. Met de huidige planning van de overstap, waarbij Portero op donderdagmiddag sluit en CIZorgportaal op dinsdag live gaat, kunnen we ook rekening houden met aanvragen die tijdens de overgangsperiode zouden moeten ingaan.
Bent u huisarts en/of gebruikt u Zorgmail?
Maakt u als zorgprofessional gebruik van Zorgmail voor het veilig uitwisselen van medische gegevens, dan vragen wij uw aandacht voor het volgende:
Na de overstap naar het nieuwe cliëntsysteem is de koppeling met Zorgmail tijdelijk niet beschikbaar. De voorbereiding van de koppeling tussen Zorgmail en Apoyo vraagt meer tijd. Zodra deze koppeling actief is, leest u hier meer over op ons Kennisplein op ciz.nl.
Cliëntondersteuner en mantelzorgmakelaars: vraag een basisprofiel aan voor CIZorgportaal
Dient u als cliëntondersteuner of mantelzorgmakelaar aanvragen digitaal in via het zelfaanmeldportaal? En heeft u op dit moment nog geen toegang tot ons huidige cliëntsysteem Portero? Dan adviseren wij u om nu een basisprofiel aan te vragen. Met een basisprofiel kunt u na de overstap aanvragen digitaal blijven indienen via het nieuwe CIZorgportaal.
Kennisplein
Op het Kennisplein vindt u altijd de meest actuele informatie over het overstaptraject en de implementatie. Ook vindt u er verschillende instructiemiddelen en antwoorden op veelgestelde vragen.
Storingen of calamiteiten tijdens de overstap?
Mocht zich tijdens de overstap een calamiteit of storing voordoen, dan houden we u hiervan op de hoogte via het Kennisplein.
Zo helpen we u om goed voorbereid te zijn en ondersteunen wij u voor, tijdens en na de overstap. De link naar het Kennisplein vindt u onderaan deze Overstapwegwijzer.
Wat vindt een collega zorgaanbieder van het nieuwe portaal?
Een aantal leden van het Klantpanel zorgaanbieders hebben CIZorgportaal getest. Een van de leden deelt graag haar ervaring met het CIZorgportaal:
'Ik vond het goed te zien dat het nieuwe CIZorgportaal heel veel gelijkenissen heeft met Portero. De vraagstellingen zijn redelijk gelijk. De lay-out ziet er rustiger uit en het navigeerscherm dat aan de andere kant van het scherm zit, spreekt voor zich.
Het feit dat het geen verplichte vragen zijn die ingevuld moeten worden, maar dat je het programma gewoon kan doorlopen, is prettig. Je kunt niet zien welke velden nu compleet zijn omdat hier het vinkje ontbreekt zoals Portero dit wel laat zien.
Tijdens de testochtend gaf ik al aan dat het voor collega's die ook werken met Portero een hele makkelijke en vloeiende overgang is, die geen tot weinig stress gaat veroorzaken. Even goed kijken en een keertje goed lezen en het spreekt verder voor zich. Ook kan het nieuwe veld voor de handtekening het in sommige gevallen makkelijker maken.
Mijn conclusie: de overstap van Portero naar CIZorgportaal zal vloeiend gaan en ik verwacht, zoals ik het nu kan zien, dat de overstap weinig problemen zal opleveren. Ik heb er het volste vertrouwen in!'
Teammanager Transferbureau
Rijnstate