Bekijk de veelgestelde vragen over de maatregelen die zijn genomen rondom de privacy van cliënten in Portero.

Mocht dit in uw eigen organisatie niet bekend zijn bij uw organisatiebeheerder dan kunt u ons bellen op 088 789 1000. Onze medewerker kan u de juiste naam geven op basis van uw locatie.

Als u vragen heeft over ons digitale systeem Portero, stuur dan een mail naar contractbeheer@ciz.nl. Ook inlogproblemen meldt u via dit mailadres.

Voor technische problemen kunt u contact opnemen met de Servicedesk van het CIZ: 088-7891700 (kies optie 2) of Servicedesk@ciz.nl.

Wachtwoorden zullen voortaan na een periode van 3 maanden verlopen. Twee weken voordat het wachtwoord verloopt, krijgt de gebruiker hierover een signaal, bij het aanmelden in Portero. De gebruiker kan via een nieuwe functionaliteit in Portero een nieuw wachtwoord aanvragen. Hij ontvangt vervolgens in zijn mailbox een bericht met een link. Via deze link kan het wachtwoord worden gewijzigd. Het is belangrijk dat u een uniek mailadres opgeeft en niet een mailadres zoals bijvoorbeeld info@uworganisatie.

Hiermee wordt de toegang tot Portero veiliger. Daarnaast wordt het ook mogelijk om op dezelfde manier zelf, wanneer het wachtwoord is vergeten, een nieuw wachtwoord in te stellen. U hoeft hiervoor niet meer te bellen met uw organisatiebeheerder (of met het CIZ).

Het is belangrijk dat de organisatiebeheerder in de gebruikersbeheermodule een uniek mailadres toevoegt voor elke gebruiker van de zorgaanmelder. Informatie over de werking van de gebruikersbeheermodule vindt u in de Portero-handleiding voor organisatiebeheerders.

Dit mailadres dient uniek te zijn én binnen het domein van de organisatie te vallen (naam@uworganisatie.nl). Dit betekent dat het alleen in gebruik is bij de betreffende medewerker die gebruik maakt van de zorgaanmelder. Een algemeen adres zoals info@uworganisatie.nl is dus niet meer toegestaan.

Wachtwoord

Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen:

  • Het wachtwoord mag geen delen bevatten van de (gebruikers)naam.
  • Minimale lengte van 8 karakters;
    Daarvan moeten er minimaal 3 uit elk van de volgende categorieën komen:
    • 1 hoofdletter
    • 1 kleine letter
    • 1 cijfer (0..9)
    • 1 leesteken (geen letter maar bijvoorbeeld !, $, #, %)
  • Een nieuw wachtwoord mag niet identiek zijn aan 12 voorgaande wachtwoorden.

Het wachtwoord is voor een periode van 3 maanden geldig. Dit geldt zowel voor organisatiebeheerders die inloggen op de gebruikersbeheermodule, als voor gebruikers die inloggen op Portero om aanvragen in te dienen. Twee weken voordat het wachtwoord verloopt wordt er een waarschuwing getoond met de mogelijkheid om het wachtwoord te vernieuwen.

Als een gebruiker gedurende 6 maanden niet heeft ingelogd wordt het betreffende gebruikersaccount inactief gemaakt. Het account kan in dat geval niet gereactiveerd worden. Mocht de desbetreffende gebruiker toch nog gebruik moeten maken van Portero, dan zult u als organisatiebeheerder de gebruiker opnieuw aan moeten maken.

Kijk ook in de handleiding Portero, daar kunt u deze info ook vinden.

Meldingen en technische problemen

Een e-mailadres mag maar door één gebruiker worden gebruikt. Het komt geregeld voor dat organisatiebeheerders zichzelf soms ook nog een keer als gebruiker hebben aangemaakt. Wanneer u bij één van die twee gebruikers (dus de beheerder of de gebruiker) iets wil wijzigen, dan lukt dat niet omdat op dat moment het systeem ziet dat twee gebruikers hetzelfde e-mailadres gebruiken. De oplossing is om de gebruiker te verwijderen. Als organisatiebeheerder kunt u namelijk met dezelfde gebruikersnaam/wachtwoord combinatie zowel op het beheerdersportaal als op Portero zelf inloggen.

De meest voorkomende problemen met inloggen komen voort uit het volgende:

  1. Voor elke gebruiker moet er een zakelijk en uniek e-mailadres geregistreerd worden. Zie ook de veelgestelde vraag: ‘Wat moet ik nu precies regelen in mijn organisatie?’
  2. Gebruikers moeten hun wachtwoord elke drie maanden wijzigen. Zie ook de veelgestelde vraag: ‘Aan welke eisen moet het wachtwoord voldoen?'

Blijft u toch problemen houden? Meld dit via contractbeheer@ciz.nl.

Als het BSN van een cliënt niet bekend is, kunt u dit opvragen bij de cliënt, of diens contactpersoon.

Er is een handleiding van Portero beschikbaar op de website van het CIZ.

Contract Portero

Met ingang van 5 augustus 2017 gelden er nieuwe criteria voor zorgaanmelders om een contract te kunnen krijgen voor Portero. U vindt de criteria op deze pagina.

Zorgaanmelders die al een contract voor Portero hebben, worden tussen oktober 2017 en maart 2018 door het CIZ benaderd –telefonisch of schriftelijk- voor een (eventuele) verlenging. Zij ontvangen daarna een nieuw contract met een nieuwe einddatum. Tot die tijd blijft het huidige contract geldig. Ter voorbereiding hierop vragen wij u om uw organisatiebeheerder alvast te laten controleren of de contactgegevens van uw organisatie nog actueel zijn, en deze zonodig aan te laten passen.

In verband met de aangescherpte wetgeving, heeft het CIZ een sanctiebeleid geformuleerd. Dit wordt toegepast bij constatering van onzorgvuldig gebruik of misbruik van Portero. Het sanctiebeleid kunt u hier raadplegen.

Toestemming

Volgens de wet mogen persoonsgegevens van cliënten alleen worden gedeeld met derden, wanneer daarvoor aantoonbaar uitdrukkelijk en vooraf toestemming is gegeven door die cliënt. Zorgaanmelders die clientgegevens uit Portero willen raadplegen, moeten in Portero aangeven dat zij hiervoor toestemming hebben van de cliënt, en zij dienen deze toestemming in hun eigen archief te bewaren. (Zie ook CIZ Info 105). Het CIZ kan hier steekproefsgewijs op controleren. Deze verplichting bestaat al en wijzigt niet. De huidige toestemmingsvragen blijven onveranderd.

Hiermee wordt bedoeld het archief van uw eigen organisatie. Op verzoek van het CIZ moet u deze toestemmingsformulieren kunnen overleggen.

Bij de behandeling van een aanvraag kan het voorkomen dat er extra medische informatie nodig is. De cliënt wordt in dat geval gevraagd of hij het CIZ machtigt deze informatie op te vragen bij een behandelaar. In die situatie dient de naam en de functie van de behandelaar ingevuld te worden.

De toestemming waarover we hier spreken, is de toestemming van de cliënt aan de zorgaanmelder om gebruik te mogen maken van de persoonsgegevens uit de CIZ database. Onlangs heeft hierover een artikel gestaan in onze nieuwsbrief CIZ Info nr. 100. Hieronder volgt een stukje uit dat artikel:

“Voor het gebruik van cliëntgegevens van het CIZ is toestemming nodig. Dit geldt voor het inzien van NAW-gegevens, voor het raadplegen van een indicatie en voor het overnemen van indicatiegegevens. Voor het gebruik van deze gegevens moet de zorgaanbieder een ondertekend toestemmingsformulier van de cliënt hebben. Bovendien moet hij de formulieren zelf archiveren. Het gaat om drie aparte functionaliteiten, die je onafhankelijk van elkaar kunt gebruiken. Daarom wordt de toestemmingsvraag drie keer gesteld.”

Om privacygevoelige gegevens te beschermen is de zoekfunctie in Portero per 7 oktober beperkt.  De contractant kan dan alleen nog zoeken naar cliëntgegevens, wanneer deze zelf het BSN van de cliënt kent. Het beveiligen van onze informatie en zorgen dat de privacy van cliënten goed geborgd is, is voor CIZ erg belangrijk. Daarom wordt dit regelmatig getoetst en waar nodig aangescherpt.

Wat houdt een huisbezoek in?

​Om een indicatie te kunnen stellen is het belangrijk dat het CIZ een goed beeld van uw situatie heeft. Het kan daarom voorkomen dat u een Wlz-aanvraag heeft gedaan en een brief krijgt voor een huisbezoek. Lees meer

Veelgestelde vragen