Bekijk de veelgestelde vragen over de maatregelen die zijn genomen rondom de privacy van cliënten in Portero.

Mocht dit in uw eigen organisatie niet bekend zijn, dan kunt u ons bellen op 088 789 1000. Onze medewerker kan u de juiste naam geven op basis van uw locatie.

Als u vragen heeft over ons digitale systeem Portero, stuur dan een mail naar contractbeheer@ciz.nl. Ook inlogproblemen meldt u via dit e-mailadres.

Voor technische problemen kunt u contact opnemen met de Servicedesk van het CIZ: 088 789 1700 of Servicedesk@ciz.nl.

Wachtwoorden zullen voortaan na een periode van drie maanden verlopen. Twee weken voordat het wachtwoord verloopt, krijgt de gebruiker hierover een signaal, bij het aanmelden in Portero. De gebruiker kan via een nieuwe functionaliteit in Portero een nieuw wachtwoord aanvragen. Hij ontvangt vervolgens in zijn mailbox een bericht met een link. Via deze link kan het wachtwoord worden gewijzigd. Het is belangrijk dat u een uniek mailadres opgeeft en niet een mailadres zoals bijvoorbeeld info@uworganisatie. Ook is een e-mailadres dat gerelateerd is aan een provider niet toegestaan, bijvoorbeeld @gmail.com of @hotmail.com.

Hiermee wordt de toegang tot Portero veiliger. Daarnaast wordt het ook mogelijk om op dezelfde manier zelf, wanneer het wachtwoord is vergeten, een nieuw wachtwoord in te stellen. U hoeft hiervoor niet meer te bellen met uw organisatiebeheerder (of met het CIZ).

Het is belangrijk dat de organisatiebeheerder in de gebruikersbeheermodule een uniek e-mailadres registreert voor elke gebruiker van de organisatie.

Wachtwoord

Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen:

  • Het wachtwoord mag geen delen bevatten van de (gebruikers)naam.
  • Minimale lengte van 8 karakters;
    Daarvan moeten er minimaal 3 uit elk van de volgende categorieën komen:
    • 1 hoofdletter
    • 1 kleine letter
    • 1 cijfer (0..9)
    • 1 leesteken (geen letter maar bijvoorbeeld !, $, #, %)
  • Een nieuw wachtwoord mag niet identiek zijn aan 12 voorgaande wachtwoorden.

Het wachtwoord is voor een periode van drie maanden geldig. Dit geldt zowel voor organisatiebeheerders die inloggen in de gebruikersbeheermodule, als voor gebruikers die inloggen in Portero om aanvragen in te dienen. Vanaf twee weken voordat het wachtwoord verloopt wordt er bij het aanmelden in Portero een waarschuwing getoond met de mogelijkheid om het wachtwoord te vernieuwen.

Als een gebruiker gedurende zes maanden niet heeft ingelogd, wordt het betreffende gebruikersaccount inactief gemaakt. Het account kan in dat geval niet worden gereactiveerd.

Mocht de desbetreffende gebruiker toch nog gebruik willen maken van Portero, dan kunt u als organisatiebeheerder een nieuw account voor de medewerker aanmaken.

Meldingen en technische problemen

Een e-mailadres mag maar door één gebruiker worden gebruikt. Het komt geregeld voor dat organisatiebeheerders zichzelf soms ook nog een keer als gebruiker hebben aangemaakt. Wanneer u bij één van die twee gebruikers (dus de beheerder of de gebruiker) iets wil wijzigen, dan lukt dat niet omdat op dat moment het systeem ziet dat twee gebruikers hetzelfde e-mailadres gebruiken. De oplossing is om de gebruiker te verwijderen. Als organisatiebeheerder kunt u namelijk met dezelfde gebruikersnaam/wachtwoord combinatie inloggen. De inloggegevens zijn zowel voor het gebruik als het beheer van Portero van toepassing.

De meest voorkomende problemen met inloggen komen voort uit het volgende:

  1. Voor elke gebruiker moet er een uniek zakelijk e-mailadres geregistreerd worden. Dit doet de organisatiebeheerder in de gebruikersbeheermodule. Zie ook de veelgestelde vraag ‘Wat moet ik nu precies regelen in mijn organisatie?
  2. Gebruikers moeten hun wachtwoord elke drie maanden wijzigen. Zie ook de veelgestelde vraag ‘Aan welke eisen moet het wachtwoord voldoen?'

Blijft u toch problemen houden? Meld dit via contractbeheer@ciz.nl.

Als het BSN van een cliënt niet bekend is, dan kunt u dit opvragen bij de cliënt of diens contactpersoon.

Er is een handleiding van Portero beschikbaar op onze website, op de pagina Aanvraagsysteem Portero.

Contract Portero

Bekijk de criteria voor organisaties om een contract te kunnen krijgen voor Portero.

Organisaties die al een contract voor Portero hebben, worden door het CIZ telefonisch of schriftelijk voor een eventuele verlenging benaderd. Wanneer het contract wordt verlengd, ontvangen zij een bevestiging van de verlenging van het contract met een nieuwe einddatum.

Het CIZ hanteert een sanctiebeleid. Dit wordt toegepast bij constatering van onzorgvuldig gebruik of misbruik van Portero. Raadpleeg het sanctiebeleid.

Zijn de volgende gegevens van uw organisatie gewijzigd? Dan verzoeken we u om dit door te geven via contractbeheer@ciz.nl.

  • De exacte naam van uw organisatie, zoals deze op het uittreksel van de KvK staat vermeld
  • De tekenbevoegde medewerker bij uw organisatie die ook op het uittreksel van de KvK staat vermeld
  • De AGB-code van uw organisatie (per locatie)
  • Het vestigingsadres
  • Het postadres
  • Het algemeen telefoonnummer
  • Het algemeen e-mailadres
  • De contactpersoon ten aanzien van het CIZ
  • De organisatiebeheerder(s)

Toestemming

Volgens de wet mogen persoonsgegevens van cliënten alleen worden gedeeld met derden, wanneer daarvoor aantoonbaar uitdrukkelijk en vooraf toestemming is gegeven door die cliënt. Organisaties die cliëntgegevens uit Portero willen raadplegen, moeten in Portero aangeven dat zij hiervoor toestemming hebben van de cliënt. Zij dienen deze toestemming in hun eigen archief te bewaren. (Zie ook CIZ Info 105). Het CIZ kan hier steekproefsgewijs op controleren.

Hiermee wordt het archief van uw eigen organisatie bedoeld. Op verzoek van het CIZ moet u deze toestemmingsformulieren kunnen overleggen.

Bij de behandeling van een aanvraag kan het voorkomen dat er extra medische informatie nodig is. De cliënt wordt in dat geval gevraagd of hij het CIZ machtigt deze informatie op te vragen bij een behandelaar. In die situatie dient de naam en de functie van de behandelaar ingevuld te worden.

De toestemming waarover we hier spreken, is de toestemming van de cliënt aan de organisatie om gebruik te mogen maken van de persoonsgegevens uit de CIZ-database.

Voor het gebruik van cliëntgegevens van het CIZ is toestemming nodig. Dit geldt voor het inzien van NAW-gegevens, voor het raadplegen van een indicatie en voor het overnemen van indicatiegegevens. Voor het gebruik van deze gegevens moet de organisatie een ondertekend toestemmingsformulier van de cliënt hebben. Bovendien moet hij de formulieren zelf archiveren. Het gaat om drie aparte functionaliteiten, die onafhankelijk van elkaar gebruikt kunnen worden. Daarom wordt de toestemmingsvraag drie keer gesteld.

Om privacygevoelige gegevens te beschermen is de zoekfunctie in Portero beperkt. De gebruiker van Portero kan alleen nog zoeken naar cliëntgegevens, wanneer de gebruiker zelf het BSN van de cliënt kent. Voor het CIZ is het erg belangrijk dat wij de privacy van cliënten goed waarborgen en dat onze informatie goed is beveiligd. Wij toetsen dit daarom regelmatig en scherpen het beleid waar nodig aan.

Wat is de status van mijn aanvraag?

Als uw aanvraag in goede orde is ontvangen, sturen wij u een ontvangstbevestiging. Daarnaast ontvangt u van het CIZ een brief met daarin het telefoonnummer van uw contactpersoon. Heeft u deze brief nog niet ontvangen? Neem dan contact op met het CIZ via 088-789 10 00. Lees meer

Veelgestelde vragen